RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI OPTIMALISASI
PERENCANAAN PENGADAAN ASET KOMPUTER
(STUDI KASUS: PT. PLN (PERSERO) UPJ NGAGEL)
Rofita Dewi 1)
S1 / Jurusan Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen Informatika & Komputer Surabaya,
email : [emailprotected]
Abstract : “Planning is the beginning of all management activities. Currently in collecting
data, maintenance records and computer replacement plan is still done manually. So the PT. PLN
(Persero) Ngagel UPJ can not know the value of the total assets of each computer and maintenance
costs incurred each computer. It required a system or application that is able to record a computer,
computer maintenance records and provide value gains and losses computers. So the PT. PLN
(Persero) Ngagel UPJ can know every computer asset value and the value of the benefits and value
of the cost of each computer by computer maintenance history. Based on the reference electronic
asset management information system that has been there, (Susilo, 2011), the process of data
collection, maintenance records and calculating the value of assets can be done with computer
management information system assets. And to calculate the benefits and costs of the computer can
be calculated by the method of cost and benefit analysis. By knowing the value of the benefits and
value of the cost of each computer, then PT. PLN (Persero) Ngagel UPJ can determine which
computers need to be replaced or maintained with the computer repair specifications.”
Keywords: perencanaan pengadaan, cost benefit analysis.
Perencanaan merupakan proses awal
dari seluruh kegiatan manajemen. Untuk
mencapai tujuan perusahaan dibutuhkan
perencanaan yang matang. Tanpa adanya
perencanaan sangat sulit untuk mencapai
tujuan yang ingin dicapai, sebab dari
perencanaanlah perusahaan dapat mengetaui
langkah apa yang akan dilakukan.
Pengadaan aset di PT. PLN
(Persero) UPJ Ngagel berdasarkan keputusan
direksi nomor 066. K/DIR/2011 dapat
dilaksanakan melalui empat metode, yaitu
pelelangan yang dilakukan terbuka atau
pemilihan langsung atau penunjukkan
langsung atau pembelian langsung. Metode
ini dapat disesuaikan dengan besarnya proyek
pengadaan, namun untuk pengadaan
inventaris perkantoran (seperti alat tulis
menulis, pembelian alat untuk reparasi)
metode pembelian langsung dijadikan pilihan
utama. Metode pembelian langsung tidak
memerlukan panitia khusus karena tidak
menggunakan tenaga dari luar (out sourcing).
Hal pertama yang dilakukan dalam proses
pengadaan adalah merencanakan aset yang
perlu dilakukan pengadaan selama satu
periode (1 tahun). Dalam merencanakan
pengadaan aset komputer pada PT. PLN
(Persero) UPJ Ngagel tidak
mempertimbangkan masa manfaat komputer
mailto:[emailprotected]
yang akan datang, melainkan dengan
memperkirakan sendiri komputer yang akan
diganti dengan hanya melihat spesifikasi
komputer terendah. Sistem yang digunakan
saat ini tentunya membuat perencanaan
pengadaan komputer tidak tepat, sehingga
dapat menyebabkan kerugian diantaranya
tidak akuratnya perencanaan, pemborosan
waktu dan tenaga karena teknisi mereparasi
komputer yang sama berulang kali,
pemborosan biaya karena biaya perawatan
komputer yang dikeluarkan melebihi nilai
aktiva komputer. Pemborosan biaya ini
tentunya dapat menimbulkan pembengkakan
anggaran pembelanjaan negara.
Saat ini dalam melakukan pendataan,
pencatatan perawatan dan penggantian
komputer masih dilakukan dengan manual.
Sehingga PT. PLN (Persero) UPJ Ngagel
tidak dapat mengetahui nilai aktiva setiap
komputer dan total biaya perawatan yang
telah dikeluarkan setiap komputer. Untuk itu
diperlukan sebuah sistem atau aplikasi yang
mampu mendata komputer, mencatat
perawatan komputer dan memberikan nilai
keuntungan dan kerugian komputer. Sehingga
PT. PLN (Persero) UPJ Ngagel dapat
mengetahui nilai aktiva setiap komputer serta
nilai manfaat dan nilai biaya setiap komputer
berdasarkan history perawatan komputernya.
Berdasarkan referensi sistem informasi
manajemen aset elektronik yang telah ada,
(Susilo,2011), proses pendataan, pencatatan
perawatan serta menghitung nilai aktiva
komputer dapat dilakukan dengan sistem
informasi manajemen aset. Dan untuk
menghitung manfaat dan biaya komputer
dapat dihitung dengan metode cost and
benefit analysis. Dengan mengetahui
keuntungan dan kerugian setiap komputer,
maka PT. PLN (Persero) UPJ Ngagel dapat
menentukan komputer yang perlu diganti atau
komputer yang tetap dipertahankan dengan
memperbaiki spesifikasinya.
Manajemen Aset Elektronik
Sistem informasi manajemen aset
digunakan untuk pengelolaan aset atau
inventori. Implementasi sistem informasi
manajemen aset pada hakekatnya adalah
upaya untuk tertib dokumen dan tertib
administrasi pengelolaan aset. Tertib
dokumen aset berkaitan dengan upaya
penyediaan dan pendataan data-data atau
dokumen yang menyertai keberadaan aset,
sedangkan tertib administrasi lebih
dimaksudkan pada upaya membangun
prosedur pengelolaan aset mulai saat
pengadaan, perubahan data, hingga
penghapusan aset (Susilo, 2011).
Penyusutan
Menurut Soemarso (1992, h.28),
semua jenis aktiva tetap kecuali tanah, akan
makin berkurang kemampuannya untuk
memberikan jasa bersamaan dengan
berlalunya waktu. Beberapa faktor yang
mempengaruhi menurunnya kemampuan
adalah pemakaian, keausan,
ketidakseimbangan kapasitas yang tersedia
dengan yang diminta dan keterbelakangan
teknologi. Berkurangnya kapasitas berarti
berkurangnya nilai aktiva tetap yang
bersangkutan. Hal seperti ini perlu dicatat dan
dilaporkan. Pengakuan adanya penurunan
nilai aktiva tetap berwujud disebut
penyusutan (depreciation).
Biaya penyusutan merupakan
perkiraan sem*ntara yang pada akhir tahun
akan ditutup ke perkiraan sisa laba bersama
perkiraan sem*ntara lainnya. Perkiraan
akumulasi penyusutan merupakan perkiraan
tetap. Ini merupakan perkiraan kontra
terhadap aktiva tetap yang bersangkutan.
Digunakannya perkiraan kontra dalam
mencatat penyusutan ialah agar harga
perolehanaktiva masih dapat disajikan seperti
adanya.perkiraan akumulasi penyusutan
digunakan untuk mencatat secara akumulatif
jumlah penyusutan yang telah dilakukan.
Selisih antara harga perolehan dengan
akumulasi penyusutan merupakan bagian dari
harga perolehan yang belum disusutkan.
Selisih ini disebut nilai buku (book value)
aktiva tetap.
Ada dua faktor yang mempengaruhi
besarnya penyusutan. Dua faktor itu adalah
nilai aktiva tetap yang digunakan dalam
penghitungan penyusutan (dasar penyusutan)
dan taksiran manfaat. Dasar penyusutan dapat
berupa harga perolehan atau nilai buku. Nilai
maksimum aktiva tetap yang dapat disusutkan
adalah harga perolehannya. Tetapi, ada
kalanya dianggap bahwa setelah habis
dipakai, aktiva tetap yang bersangkutan masih
mempunyai nilai, yang disebut nilai sisa
(residual scrap atau salvage value). Nilai sisa
adalah taksiran harga pasar aktiva tetap pada
akhir nilai manfaat. Dalam hal demikian, nilai
yang dapat disusutkan adalah harga perolehan
dikurangi nilai sisa.
Taksiran manfaat mencerminkan
besarnya kapasitas/manfaat aktiva tetap
selama dapat dipakai. Taksiran ini dapat
dinyatakan dalam lamanya jangka waktu
pemakaian atau kapasitas produksi yang dapat
dihasilkan. Pada dasarnya, penyusutan aktiva
tetap untuk satu tahun, dapat dihitung dengan
rumus:
Metode Garis Lurus (Straight Line Method)
Menurut Lumbantoruan (1996,
h.251) metode penyusutan garis lurus adalah
suatu metode yag dipakai dalam perpajakan.
Hanya metode ini digunakan terhadap aktiva
golongan bangunan.Tarif penyusutan yang
berlaku terhadap golongan bangunan adalah
5%, atau umur pemakainnya 20 tahun. Dasar
penyusutan bangunan dalam perpejakan
adalah harga perolehannya, taksiran nilai
Biaya Penyusutan = Tarif Penyusutan x
Dasar Penyusutan
residu tidak diperhatikan. Biaya penyusutan
aktiva dialokasikan ke tiap-tiap tahun dengan
jumlah yang sama. Rumus penyusutan dalam
metode ini adalah:
Cost and Benefit Analysis
Handbook Commonwealth of
Australia menyatakan bahwa analisis biaya
dan manfaat adalah alat yang digunakan
untuk menentukan nilai dari suatu program,
proyek atau kebijakan. digunakan untuk
membantu dalam membuat penilaian dan
menilai pilihan yang tersedia. Prinsip CBA
dan praktek yang mapan sebagaimana
dibuktikan oleh sejumlah besar literatur yang
tersedia dari akademisi, praktisi CBA, dan
lembaga pemerintah (baik di dalam negeri
dan luar negeri).
CBA adalah alat analisis kuantitatif
untuk membantu pengambil keputusan dalam
alokasi sumber daya yang efisien. Ini
mengidentifikasi dan mencoba untuk
mengukur biaya dan manfaat dari program
atau kegiatan dan mengubah data yang
tersedia menjadi informasi yang dikelola.
Kekuatan metode ini adalah bahwa ia
menyediakan kerangka kerja untuk
menganalisis data dengan cara yang logis dan
konsisten. CBA membantu manajer
menjawab pertanyaan seperti:
1. Apakah usulan tersebut memberikan
manfaat bersih kepada comunity
secara keseluruhan?
2. Haruskah proyek program, atau
kebijakan yang diusulkan dilakukan?
3. Haruskah proyek atau program
dilanjutkan?
4. Manakah dari berbagai alternatif
proyek atau program harus dilakukan?
Menurut Schniederjans (2008,
h.143) yang termasuk dalam potensi biaya
dari investasi IT adalah sebagai berikut.
1. Tangible cost : Hardware, software,
telekomunikasi, kebutuhan spesifikasi
dan update, servis (instalasi,
pemrograman, dll), personil
(perekrutan, pelatihan, dll), biaya yang
berjalan, perlengkapan.
2. Intangible cost : Resisten terhadap
perubahan, ketidak mampuan untuk
berubah, perubahan kekuasaan
organisasi, integrasi system baru
kedalam situasi saat ini, hilangnya
produktivitas sem*ntara waktu,
rumusan kebijakan IT dan control,
gangguan terhadap praktek kerja
normal, downtime.
Menurut Schniederjans (2008,
h.145) yang termasuk dalam potensi manfaat
dari investasi IT adalah sebagai berikut.
1. Tangible benefit : Peningkatan
produktivitas, penurunan biaya
operasional, pengurangan tenaga
kerja, penurunan biaya komputer,
penurunan biaya vendor, penurunan
biaya administrasi dan biaya profesi,
penurunan biaya pengembangan,
pengurangan tingkat pertumbuhan
dalam beban, penurunan biaya
fasilitas, pengurangan beban software.
2. Intangible benefit : Peningkatan
pemanfaatan asset, peningkatan
control sumber daya, peningkatan
organisasi, peningkatan fleksibilitas
organisasi, lebih tepat waktu dalam
organisasi, tingginya kualitas
informasi, meningkatnya
pembelajaran organisasi,
meningkatnya niat baik karyawan,
meningkatkan kepuasan kerja,
peningkatan pengambilan keputusan,
penurunan tingkat kesalahan,
peningkatan kegiatan, citra perusahaan
lebih baik, peningkatan kepuasan
pelanggan, meningkatkan loyalitas
pelanggan.
Menurut Whitten (2004, h. 385)
keuntungan tak nyata/intangible benefit
adalah keuntungan yang sulit atau tidak
mungkin diukur. Kecuali jika keuntungan ini
merupakan yang paling sedikit diidentifikasi,
maka mungkin banyak proyek akn menjadi
tak layak. Sayangnya jika keuntungan ini
tidak dapat diukur, maka sangat sulit untuk
menerima validitas analisis cost-benefit yang
didasarkan pada data yang tidak lengkap.
Beberapa analisis memperdebatkan eksistensi
keuntungan tak nyata ini. Mereka
memperdebatkan bahawa semua keuntungan
dapat diukur, beberapa keuntungan lebih sulit
diukur daripada yang lainnya. Misalnya
peningkatan niat baik pelanggan disebut
sebagai keuntungan tak nyata.
Menurut Schniederjans (2008,
h.146-150), mendiskontokan arus kas
kembali yang terjadi pada periode berikutnya
disebut sebagai menghitung nilai sekarang
(PV) dari aliran arus kas (perhatikan nilai
waktu dari uang dan nilai tunai yang
dijelaskan lebih lanjut Bab 5 buku ini.).
Menghitung nilai ini didasarkan pada prinsip
dasar keuangan yang disebut "nilai waktu dari
uang". Diasumsikan bahwa nilai uang atau
arus kas tergantung pada periode waktu di
mana mereka diterima. Arus kas yang
diterima suatu saat nanti bernilai lebih rendah
dari yang diterima hari ini karena yang
diterima hari ini dapat diinvestasikan dan
mulai menghasilkan bunga segera. Akibatnya,
tingkat diskonto harus dipilih dan digunakan
untuk biaya diskon dan manfaat yang terjadi
pada periode waktu mendatang. Nilai
sekarang dari biaya atau manfaat dihitung
sebagai berikut:
Dimana A adalah biaya atau manfaat
dalam periode T waktu, dan r adalah tingkat
diskonto. nilai kini adalah jumlah dari biaya
atau manfaat yang diterima di masa depan
didiskontokan kembali ke nilai saat ini.
tingkat diskonto, juga disebut biaya
peluang modal, adalah tingkat yang dapat
diperoleh dengan berinvestasi pada efek risiko
sebanding dengan investasi. Seorang analis
atau anggota tim manajemen keuangan
memilih tingkat diskonto yang sesuai
berdasarkan risiko dari investasi TI, dan
keahlian mereka dan pengetahuan tentang
pasar keuangan.
PERANCANGAN SISTEM
Context Diagram
Context diagram dari Sistem Informasi
Perencanaan Pengadaan Komputer pada PT.
PLN (Persero) Upj Ngagel dapat dilihat pada
Gambar 3.12. Pada context diagram terdapat
satu proses utama dari sistem dan 5 entity
(Teknisi, Bagian Inventaris, Supplier,
Supervisor dan Karyawan) yang terhubung
dengan proses utama.
Tahun
Label Kode Monitor
Penyelesaian
Laporan Aset Komp
nomer Surat Tugas
Lap Perencanaan Pengadaan Komp
Nilai Residu
Lap Penghapusan Komputer
Data Penghapusan Komputer
Laporan Perawatan Komputer
Nota Pembelian Parts
Surat Tugas 2
Surat Tugas 1
Surat Tugas 3
Request Perawatan
Data Kerusakan Komputer
Lap History Kepemilikan Komputer
Data Kepemilikan Komputer
Ruang
Identitas
Nota Pembelian
Lap Penerimaan Komputer
Label Kode CPU
Spesifikasi Komputer
Rancang Bangun Sistem
Informasi Perencanaan
Pengadaan Komputer
+
Teknisi
Suplier
Bagian
Inventaris
Karyaw an
Supervisor
Gambar 1 Context Diagram Rancang Bangunn
Sistem Informasi Perencanaan Pengadaan
Komputer Pada PT. PLN (Persero) Upj Ngagel
Data Flow Diagram Level 0
DFD Level 0 Sistem Informasi
Perencanaan Pengadaan Komputer Pada PT.
PLN (Persero) Upj Ngagel dapat dilihat pada
Gambar 3.14 DFD Level 0 tersebut terdiri
dari 5 proses utama dan 8 sub proses.
simpan
simpan
ambil dt
simpan
simpan
[Tahun]
simpan
simpan
simpan
ambil dt
ambil dt
[Label Kode Monitor]
[Penyelesaian]
[Laporan Aset Komp]
[nomer Surat Tugas]
simpan
[Nilai Residu]
[Lap Perencanaan Pengadaan Komp]
Simpan
Ambil & Update Status Non Aktif
[Lap Penghapusan Komputer]
[Data Penghapusan Komputer]
ambilambil
ambil & simpanambil & simpan
ambil & simpanambil & simpan
ambil & simpan
Simpan
Simpan
Simpan
[Laporan Peraw atan Komputer]
[Surat Tugas 1][Nota Pembelian Parts]
[Surat Tugas 3]
[Surat Tugas 2]
[Data Kerusakan Komputer]
[Request Peraw atan]
[Lap History Kepemilikan Komputer]simpan
ambil dt ruangambil dt kary
ambil dt komp
[Data Kepemilikan Komputer]
[Ruang]
[Identitas]
dt ruang
dt karyaw an
Simpan
Simpan
Simpan
Simpan
Simpan
Simpan
[Lap Penerimaan Komputer]
[Label Kode CPU]
[Nota Pembelian]
[Spesif ikasi Komputer]
Teknisi
Bagian
Inventaris
Suplier
1
Pendataan
+
1 Komputer
2 RAM
3 Harddisk
4 Processor
5 Monitor
6 Karyaw an
7 Ruang
8 Model
Karyaw an
9 History Kepemilikan
2
Kepemilikan
Komputer
Supervisor
3
Peraw atan
Komputer
+
10 Surat Tugas
11 Detil Surat Tugas
12 History Komputer
Bagian
Inventaris
4
Penghapusan
Komputer
Bagian
Inventaris
5
Analisa
Perencanaan
Pengadaan
Komputer +
13 Analisa
Teknisi
Supervisor
Teknisi
Teknisi
14 Penyusutan
Supervisor
15 Cost
18 pv_cost
19 Benefit
20 pv_benef it
Gambar 2. DFD Level 0 Sistem Informasi
Perencanaan Pengadaan Komputer Pada PT.
PLN (Persero) Upj Ngagel
ERD
a. CDM
Entity Relationship Diagram (ERD)
digunakan untuk menggambarkan hubungan
data-data yang digunakan dalam sistem. ERD
juga menunjukkan struktur keseluruhan
kebutuhan data. Dalam ERD, data tersebut
digambarkan dengan menggunakan simbol
entitas. Dalam perancangan sistem ini
terdapat beberapa entitas yang saling terkait
untuk menyediakan data yang dibutuhkan
oleh sistem yang disajikan dalam conceptual
data model (CDM) dan physical data model
(PDM). ERD dalam bentuuk CDM dapat
dilihat dalam Gambar 3.
memiliki
memiliki
memiliki
memiliki
memiliki
memiliki
memiliki
memiliki
memiliki
memiliki
memiliki
memiliki
memiliki
memiliki
memiliki
memiliki
bertanggung jawab
memiliki
memiliki
berada
memiliki
memiliki
memiliki
memiliki
memiliki
Komputer
id_komputer
nilai_aktiva
massa_manfaat
tahun_beli
status
RAM
id_ram
tipe_ram
ukuran_ram
Harddisk
id_hd
ukuran_hd
Processor
id_processor
f itur_processor
Monitor
id_monitor
merek
ukuran
Karyaw an
id_karyaw an
nama_karyaw an
Ruang
id_ruang
nama_ruang
Model
id_model
merek
model
tipe_ram
ukuran_ram
ukuran_hd
f itur_processor
merek_monitor
ukuran_monitor
History Kepemilikan
id_kepemilikan
status
tgl
Surat Tugas
id_surat
tgl
Detil Surat Tugas
id_detil
ket_ram
ket_hd
ket_processor
ket_monitor
nama_part_lain
ket_part_lain
uraian_kerusakan
penyelesaian
qty
History Komputer
id_history
tgl
nama_parts_lain
ket_part_lain
biaya_ram
biaya_hd
biaya_processor
biaya_monitor
biaya_part_lain
uraian
penyelesaian
biaya_reparasi
Analisa
id_analisa
tgl
nilai_residu
tarif_penyusutan
sisa_nilai_aktiva
total_ganti_parts
total_reparasi
total_cost
total_benef it
pv_cost
pv_benef it
ratio_cb
Penyusutan
tanggal
aktiva
nilai_residu
tarif_penyusutan
penyusutan_tiap_tahun
akumulasi_terakhir
nilai_akhir_aktiva
Cost
id_cost
tahun
service
ganti_parts
total_repair
total_hari
w ork_practices
downtime
intangible
total_cost
pv_cost
tahun
total_benef it
pv_benef it_per_tahun
Benef it
id_benefit
tahun
total_repair
decrease_cost
job_satisfaction
intangible_benef it
total_benef it
pv_benef it
tahun
total_cost
total_cost_per_tahun
Gambar 3. CDM Sistem Informasi
Perencanaan Pengadaan Komputer Pada PT.
PLN (Peresero) Upj Ngagel
CDM sistem informasi prakerin terdiri
dari 18 tabel, yaitu: model, komputer, ram,
harddisk, processor, monitor, karyawan, surat
tugas, detil surat tugas, ruang, history
kepemilikan, history komputer, analisa,
penyusutan, benefit, cost, PV benefit dan PV
cost.
b. PDM
Setelah perancangan CDM dan
pendefinisian atribut data pada masing-
masing kolom telah dilakukan, maka
rancangan CDM dapat digenerate dan
menghasilkan PDM yang dapat dilihat pada
Gambar 4.
ID_KOMPUTER = ID _KOMPUTER
ID_KOMPUTER = ID _KOMPUTER
ID_KOMPUTER = ID _KOMPUTER
ID_ANALISA = ID _ANALISA
ID_KOMPUTER = ID _KOMPUTER
ID_KOMPUTER = ID _KOMPUTER
ID_KOMPUTER = ID _KOMPUTER
ID_KAR YAW AN = ID_KARYAWAN
ID_SUR AT = ID _SU RAT
ID_MON ITOR = ID_MONITOR
ID_PROCESSOR = ID_PROC ESSOR
ID_HD = ID_HD
ID_KOMPUTER = ID _KOMPUTER
ID_RAM = ID _RAM
ID_SUR AT = ID _SU RAT
ID_KOMPUTER = ID _KOMPUTER
ID_KAR YAW AN = ID_KARYAWAN
ID_KOMPUTER = ID _KOMPUTER
ID_KAR YAW AN = ID_KARYAWAN
ID_RUANG = ID_RUANG
ID_MOD EL = ID_MODEL
ID_MON ITOR = ID_MONITOR
ID_PROCESSOR = ID_PROC ESSOR
ID_HD = ID_HD
ID_RAM = ID _RAM
KOMPUTER
ID_KOMPUTER varchar(25)
ID_RAM varchar(10)
ID_HD varchar(10)
ID_PROCESSOR varchar(10)
ID_MONITOR varchar(10)
ID_MODEL varchar(25)
NILAI_AKTIVA integer
MASSA_MANFAAT integer
TAHUN_BELI integer
STATUS varchar(10)
RAM
ID_RAM varchar(10)
TIPE_RAM varchar(5)
UKURAN_RAM varchar(10)
HARDDISK
ID_HD varchar(10)
UKURAN_HD varchar(10)
PROCESSOR
ID_PROCESSOR varchar(10)
FITUR_PROCESSOR varchar(25)
MONITOR
ID_MONITOR varchar(10)
MEREK varchar(25)
UKURAN varchar(10)
KARYAWAN
ID_KARYAWAN varchar(10)
ID_RUANG varchar(10)
NAMA_KARYAWAN varchar(25)
RUANG
ID_RUANG varchar(10)
NAMA_RUANG varchar(25)
MODEL
ID_MODEL varchar(25)
MEREK varchar(25)
MODEL varchar(25)
TIPE_RAM varchar(5)
UKURAN_RAM varchar(10)
UKURAN_HD varchar(10)
FITUR_PROCESSOR varchar(25)
MEREK_MONITOR varchar(25)
UKURAN_MONITOR varchar(10)
HISTORY_KEPEMILIKAN
ID_KEPEMILIKAN varchar(10)
ID_KARYAWAN varchar(10)
ID_KOMPUTER varchar(25)
STATUS varchar(10)
TGL date
SURAT_TUGAS
ID_SURAT varchar(10)
ID_KARYAWAN varchar(10)
TGL date
DETIL_SURAT_TUGAS
ID_DETIL varchar(10)
ID_KOMPUTER varchar(25)
ID_SURAT varchar(10)
KET_RAM varchar(25)
KET_HD varchar(25)
KET_PROCESSOR varchar(25)
KET_MONITOR varchar(25)
NAMA_PART_LAIN varchar(25)
KET_PART_LAIN varchar(25)
URAIAN_KERUSAKAN varchar(50)
PENYELESAIAN varchar(25)
QTY integer
HISTORY_KOMPUTER
ID_HISTORY varchar(10)
TGL date
ID_SURAT varchar(10)
ID_KOMPUTER varchar(25)
ID_MONITOR varchar(10)
ID_PROCESSOR varchar(10)
ID_HD varchar(10)
ID_RAM varchar(10)
ID_KARYAWAN varchar(10)
NAMA_PARTS_LAIN varchar(25)
KET_PART_LAIN varchar(25)
BIAYA_MONITOR integer
BIAYA_PROCESSOR integer
BIAYA_HD integer
BIAYA_RAM integer
BIAYA_PART_LAIN integer
URAIAN varchar(25)
PENYELESAIAN varchar(25)
BIAYA_REPARASI decimal(18)
ANALISA
ID_ANALISA varchar(10)
ID_KOMPUTER varchar(25)
TGL date
NILAI_RESIDU integer
TARIF_PENYUSUTAN integer
SISA_NILAI_AKTIVA integer
TOTAL_GANTI_PARTS integer
TOTAL_REPARASI integer
TOTAL_COST integer
TOTAL_BENEFIT integer
PV_COST integer
PV_BENEFIT integer
RATIO_CB integer
PENYUSUTAN
ID_ANALISA varchar(5)
ID_KOMPUTER varchar(25)
TANGGAL timestamp
AKTIVA f loat
NILAI_RESIDU f loat
TARIF_PENYUSUTAN f loat
PENYUSUTAN_TIAP_TAHUN f loat
AKUMULASI_TERAKHIR f loat
NILAI_AKHIR_AKTIVA f loat
COST
ID_COST varchar(5)
ID_KOMPUTER varchar(25)
TAHUN varchar(50)
SERVICE f loat
GANTI_PARTS f loat
TOTAL_REPAIR f loat
TOTAL_HARI f loat
WORK_PRACTICES f loat
DOWNTIME f loat
INTANGIBLE f loat
TOTAL_COST f loat
PV_COST
ID_KOMPUTER varchar(25)
TAHUN varchar(50)
TOTAL_BENEFIT f loat
PV_BENEFIT_PER_TAHUN f loat
BENEFIT
ID_BENEFIT varchar(5)
ID_KOMPUTER varchar(25)
TAHUN varchar(50)
TOTAL_REPAIR f loat
DECREASE_COST f loat
JOB_SATISFACTION f loat
INTANGIBLE_BENEFIT f loat
TOTAL_BENEFIT f loat
PV_BENEFIT
ID_KOMPUTER varchar(25)
TAHUN varchar(50)
TOTAL_COST f loat
TOTAL_COST_PER_TAHUN f loat
Gambar 4. PDM Sistem Informasi
Perencanaan Pengadaan Komputer Pada PT.
PLN (Persero) Upj Ngagel
IMPLEMENTASI
1. Form Login
Saat user membuka aplikasi maka
akan tampil login dimana form Menu Utama
akan muncul sebagai background. Akses
login ini hanya sebagai pengaman aplikasi,
tidak ada pembagian hak akses.
Gambar 5 Form Login
2. Form Model
Form model berfungsi sebagai menu
inputan data spesifikasi komputer yang dapat
di akses oleh staft IT. Tampilan dari form
model dapat dilihat pada Gambar 6. Untuk
memasukkan data model baru maka dapat
dilakukan dengan memilih menu master
kemudian pilih sub menu model. Form model
berisi merek CPU, model, merek monitor,
ukuran monitor, kapasitas harddisk, tipe ram,
ukuran ram, processor. Untuk menambah data
model baru, maka operator harus
menginputkan data model pada form model
dan untuk menyimpan dapat dilakukan
dengan menekan tombol save.
Gambar 6 Form Model
3. Form Penyimpanan Data Komputer
Form penyimpanan data komputer
berfungsi sebagai menu inputan data
komputer. Tampilan dari form penyimpanan
data komputer dapat dilihat pada Gambar 7.
Gambar 7 Tampilan Penyimpanan Data Komputer
Setiap kali user menginputkan data
komputer maka secara otomatis sistem akan
mencetak label komputer dan label monitor.
Gambar 8 Tampilan Label Komputer
Gambar 9 Tampilan Label Monitor
4. Form Pelaporan Kerusakan
Form pelaporan kerusakan merupakan
menu yang berfungsi untuk melaporkan segala
kerusakan komputer yang dilaporkan karyawan.
Gambar 10 Form Pelaporan Kerusakan
5. Form Permohonan Surat Tugas
Form pembuatan surat tugas
berfungsi sebagai menu yang dapat membuat
dan mencetak surat tugas pembelian part yang
dapat di akses oleh staft IT
Gambar 11 Form Permohonan Surat Tugas
6. Form Persetujuan Surat Tugas
Form persetujan surat tugas
merupakan menu yang digunakan untuk
menyetujui surat tugas yang dibuat oleh staft
IT. Menu ini berisi analisa kondisi komputer
yaitu frekuensi kerusakan komputer, biaya
komputer dan manfaat komputer. Sehingga
dapat diputuskan apakah harus mengganti part
atau mengganti CPU.
Gambar 12 Form Persetujuan Surat Tugas
Berikut ini adalah tampilan Surat
Tugas.
Gambar 13 Surat Tugas
7. Penyusutan Komputer
Form penyusutan komputer
berfungsi sebagai menu yang digunakan
untuk menghitung nilai akhir (sisa nilai
aktiva) sebuah komputer. Untuk memulai
menghitung penyusutan komputer maka dapat
dilakukan dengan memilih menu analisa
kemudian pilih sub menu penyusutan
komputer.
Gambar 14 Form Penyusutan Komputer
8. Form Perhitungan Cost Komputer
Form perhitungan cost komputer
merupakan menu yang digunakan untuk
menghitung serta menampilkan perhitungan
kerugian dan biaya dari sebuah komputer
Gambar 15 Form Perhitungan Cost
Komputer
9. Form Ratio Cost Benefit Komputer
Form ratio cost benefit komputer
berfungsi sebagai form untuk menghitung
perbandingan keuntungan dan kerugian dari
sebuah komputer
Gambar 16 Form Perhitungan Ratio BC
Komputer
10. Laporan Perawatan Komputer
Form laporan perawatan komputer
berfungsi sebagai form yang menampilkan
dan mencetak laporan history perawatan
komputer per bulan.
Gambar 17 Laporan Perawatan Komputer
11. Laporan Analisa Komputer
Form analisa komputer berfungsi
sebagai menu yang menampilkan dan
mencetak hasil analisa komputer.
Gambar 18 Laporan Analisa Komputer
Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat diambil dari
rancang bangun sistem informasi optimalisasi
perencanaan pengadaan aset komputer pada
PT. PLN (Persero) Upj Ngagel adalah sebagai
berikut:
1. Berdasarkan hasil uji coba, sistem
informasi perencanaan pengadaan aset
komputer pada PT. PLN (Persero) Upj
Ngagel telah mampu diselesaikan dan
berjalan dengan baik dalam
menghasilkan laporan analisa komputer.
2. Dengan adanya sistem informasi
perencanaan pengadaan aset komputer
pada PT. PLN (Persero) Upj Ngagel
dapat membantu proses bisnis pengadaan
komputer, perawatan komputer,
penghapusan komputer, pembuatan surat
tuagas, serta mampu memberikan laporan
secara otomatis seperti laporan aset
komputer, laporan history perawatan
komputer, laporan history kepemilikan
komputer, surat tugas dan laporan
penghapusan komputer.
3. Dengan dibangunnya sistem informasi
perencanaan pengadaan aset komputer
pada PT. PLN (Persero) Upj Ngagel
dapat membantu proses perencanaan
pengadaan komputer pada PT. PLN
(Persero) Upn Ngagel, dalam hal
menyeleksi komputer yang membutuhkan
penggantian unit.
Daftar Pustaka
Commonwealth of Australia, Department of
Finance and Administration Financial
Management Group. Introduction to
Cost-Benefit Analysis and Alternative
Evaluation Methodologies. Januari
2006.
Lumbantoruan, Sophar. 1996. Akuntansi
Pajak / Sophar Lumbantoruan.
Grasindo. Jakarta.
PT. PLN (Persero), 2011. Perubahan Kedua
Atas Keputusan Direksi Nomor
305.K/DIR/2010 Tentang Pedoman
Pengadaan Barang/Jasa di PT. PLN
(Persero). Jakarta
Soemarso, S.R,. 1992. Akuntansi Suatu
Pengantar Buku 2 Edisi Keempat.
Rineka Cipta. Jakarta.
Susilo. Franstia Wira Sukma. 2011. Rancang
Bangun Perangkat Lunak Manajemen
Aset Elektronik Perusahaan (Studi
Kasus Stikom Surabaya). Surabaya :
Sekolah Tinggi Manajemen
Informatika dan Teknik Komputer.
Schniederjans, Marc J, Jamie L Hamaker dan
Ashlyn M Schniederjans. 2008.
Information Technology Investment
Decision-Making Methodology. World
Scientific Printers. Singapura.
Whitten, Jeffery L, Lonnie D. Bentley dan
Kevin C. Dittman. 2004. Metode
Desain Dan Analisis Sistem. Andi.
Yogyakarta.